خانه / علوم پایه / اقتصاد / مقاله کامل در مورد تعریف انواع نظارت و بازرسی

مقاله کامل در مورد تعریف انواع نظارت و بازرسی

یکی ازمهمترین ارکان مدیریت نوین درهمه سیستم ها، موضوع نظارت میباشد.اهمیت و ضرورت این رکن درمدیریت به گونه ای است که به واسطه آن حصول اطمینان ازصحت حرکت همه عوامل به سمت اهداف تعیین شده محقق میگردد.امروزه امر نظارت و بازرسی درهمه حکومت ها و جوامع امری ضروری ومقبول است همچنانکه درسنت نبوی (صلی الله علیه واله ) و سیره علوی (علیه السلام)نیز مورد تاکید فراوان بوده است .درابتدای بحث مناسب است تعاریف موجوددرخصوص این واژه ها ارائه گردد. نظارت ، بازرسی وکنترل واژه های مترادفی هستند که در زبان فارسی چنین تعریف شده اند :
بازرس کسی است که مامور رسیدگی به کارهای یک فرد یا موسسه یا اداره بوده  و بازرسی همان عمل بازرس است درتعریف نظارت نیز  عمل ناظر یا مراقبت دراجرای امورشغلی وحسن جریان بخشی از امور را نظارت گویند. کنترل نیز به معنی وارسی و بازرسی آمده و توصیه شده است  که ازاستعمال این واژه بیگانه احترازگردد. به هر روی ، مفاهیم مذکور، درعمل معنا و مفهوم مشابهی دارند ، لیکن ازحیث عموم وخصوص بودن دارای تفاوت های هستند. واژه نظارت دارای مفهوم عام بوده و میتواند در خانواده ، اداره وجامعه وجود داشته باشد .همچنین نظارت به عنوان یکی ازاصول مهم مدیریت به شمار می آید به طوری که هر مدیری لازم است تابه زیر مجموعه خود نظارت داشته باشد .لیکن واژه بازرسی میتواند به عنوان یکی ازابزارهای نظارت تلقی گردد. بدین معنی که نظارت دقیق نیازمند یک فرآیند بررسی و ارزیابی بوده و برای به دست آوردن میزان تحقق اهدف و رسالت سازمان ، بازرسی به عمل می آید بنابراین میتوانیم بگوئیم حیطه بازرسی در برابر نظارت  محدودتر است . در مجموع این نکته قابل توجه است که سازمانی موفق خواهد بود که دارای سیستم نظارتی و بازرسی بهره ور باشد.یک سیستم دقیق می تواند با ارائه برنامه ریزی مناسب ،مدیریت را درجهت شناسایی وپاسخ به موقع واثر بخش دربرابرعواملی که حیات سازمان را تهدید می کند توانا سازد .

تعریف نظارت :

نظارت عبارت است از سنجش و اصلاح عملکرد یک سازمان برای بدست آوردن این اطمینان که اهداف سازمان و طرحهای اجرایی آن با کامیابی به انجام رسیده است

فرآیند  نظارت :

فرآیند نظارت دارای چهار مرحله ذیل است :‌
۱ـ تعیین استانداردها و‌‌ معیارهایی برای اندازه گیری .
۲ـاندازه‌گیری عملیات وعملکرد
۳ـ مقایسه عملکرد بااستانداردها
۴ـ اقدامات اصلاحی

 

دررابطه با فرآیند نظارت تذکرچند نکته ضروری است:

الف ـ درتعیین استاندارد ومعیار،تاکید اصلی براین است که اهداف سازمان به صورت کمی و قابل سنجش بیان شود .

ب ـ اندازه گیری عملکرد: یکی از مراحل مهم و اساسی در فرآیند نظارت ، تهیه و جمع آوری اطلاعات لازم در مورد عملکرد و عملیات است. یک سیستم نظارتی بدون در اختیار داشتن اطلاعات کافی و صحیح و به موقع نمی تواند نقش موثری ایفا  نماید .
ج ـ مقایسه اطلاعات با استانداردها: مقایسه اطلاعات واقعی باشاخص ها و استانداردها باید به گونه ای باشد که هم قابل فهم و هم قابل تصمیم گیری و اصلاح باشد .
دـ اقدامات اصلاحی: درصورتی که نتیجه حاصل از مقایسه فوق حاکی از آن باشد که پیش بینی ها به درستی عمل نشده و عملکرد با استانداردمطابقت ندارد . درآن صورت باید علت یاعلل  این مساله را جستجو ودر جهت رفع آنها اقدام نمود .

 تعریف بازرسی :

بازرسی فعالیتی منظم ،هدفدار و دارای برنامه است که وظیفه دارد عملکردجامعه مورد بازرسی را  با قوانین ، مقررات و استاندارد های تعیین شده مورد مقایسه قرار دهد و نتایج بررسی راجهت بکارگیری اقدامات اصلاحی منعکس نماید .

فواید بازرسی :

۱ـ پیشگیری از وقوع اشکالات در سیستم وجلوگیری از تخلف .
۲ـ جلوگیری از رشد ، توسعه و تکرار عوامل بروز تخلف که در نتیجه آن از صرف هزینه های بعدی برای کشف تخلف و برخورد با نواقص موجود و ریشه دار در سیستم جلوگیری میگردد.
۳ـ کمک به اجرای  قانون و‌ نیل به اهداف پیش بینی شده درآن .
۴ــ آموزش درحین خدمت و‌ افزایش بهره وری کارکنان .
۵ـ حفظ حقوق مردم و نظام .
۶ـ فراهم آمدن موجبات تجزیه  و‌‌‌‌ تحلیل منطقی برعملکرد گذشته وحال ادارات .
پیامدهای عدم وجود نظارت وکنترل :
۱ـ بین دولت وملت فاصله ایجادمی شود
۲ـ فساد درجامعه گسترش می یابد
۳- حیات جامعه تابع مقررات وقوانین موجود درآن جامعه بوده وعدم نظارت بر قوانین ومقررات آن جامعه رابسوی  سقوط پیش می برد
۴ـ عدالت اجتماعی تحقق پیدا نمی کند
۵ـ کار بعنوان ارزش محسوب نمی شود

نظارت ازنظر مرجع :

۱ـ نظارت درونی: ناظر همان مجری عملیات است
۲ـ نظارت بیرونی:  ناظرمجری عملیات نبوده وازسطوح دیگر بر عملکرد مجری نظارت می شود

انواع نظارت وبازرسی

۱ـ نظارت وبازرسی قبل از شروع کار یا آیند نگر: این نوع نظارت جنبه بازدارندگی و پیشگیرانه  دارد
۲ـ نظارت و بازرسی حین انجام کار یا زمان وقوع عملیات
۳ـ نظارت و بازرسی بعد از اجرای کاریا انفعالی یا گذشته نگر:در این نوع نظارت نتیجه کار بررسی می‌شود
دریک سیستم نظارتی کار آمد باید تلفیقی از هرسه نوع آن مورد استفاده قرارگیرد
مطلوب هرمدیری آن است که کارکنانش بتوانند انتظارات سازمان ذیربط را به طورکامل  برآورده سازند ولی بنا به دلایلی امروزه مدیران اجرایی نمی توانند تمام وقت و تلاش خود را صرف تحقق این موضوع نموده و حتی این تصور که مدیران تنها با استخدام افراد خوب و پاداش های مناسب می توانند نظارتی دقیق داشته و بهترین بازدهی را بدست آورند نیز غیر واقعی است .بنابراین مدیران باید کارکنان خود را به گونه ای تشویق نمایند که بتوانند به بهره وری لازم دست پیدا کنند .
اگرکارکنان باورداشته باشند که سازمان برای تحقق ارزش ها تلاش دارد و مدیرانشان نیز وفاداری لازم را در این زمینه دارند . طبیعتاً درجهت بهبود روند کار تلاش می کنند . اما اگرکارکنان نسبت به وفاداری مدیران به ارزشهای اساسی سازمان مشکوک شوند بدبینی درآنان شکل می گیرد و نسبت به چگونگی روند کار بی ‌تفاوت خواهند بود .بنابراین مدیرانی که رسالت‌های سازمانی را جدی گرفته و به عنوان بخشی از سیستم هدایتی الگوهای رفتاری قابل قبول را بکار میگیرند ابزار قدرتمندی برای کنترل در اختیارخواهند داشت این گونه مدیران ابتدا خود براساس آن الگوها عمل می کنند سپس این باور را به دیگران نیز منتقل می‌کنند. بنابراین همانطورکه امام صادق (ع) فرمود کونوا دعاه الناس بغیرالسنتکم یعنی مردم را با اعمالتان به خیر دعوت کنید بهترین شیوه عمل به الگوهای رفتاری مناسب است. به هر روی برای تبیین فرهنگ نظارت و بازرسی بهره‌ور لازم است ویژگیهای آن را مورد توجه قراردهیم.

ویژگیهای نظام نظارتی وبازرسی کارآمد

۱ـ اصلاح گری: گزارش ناظران باید مشتمل برارائه راه اصلاحی باشد یعنی نظارت خاصیت آسیب شناسی وآسیب زدائی داشته باشد
۲ـ مثبت نگری: بررسی و پژوهش های علمی نشان داده است که همواره تشویق در اصلاح رفتار افراد موثرتر از تنبیه بوده است. بنابراین سیستم های نظارتی باید علاوه برجنبه های آگاهی دهنده و تنبیه کننده نظارت شوندگان که درجای خود از اهمیت بسزایی برخورداراست ازتشویق در مورد فعالیت‌های که قابل تقدیر است نیز بهره مند باشند.
۳ـ پیش نگری: بایدجنبه بازدارندگی و پیشگیرانه داشته باشد
۴ـ عینیت گرائی: باید عملکردها با استانداردها و معیارهای قابل سنجش عینی مورد ارزیابی قرارگیرند
۵ـ سازمان گرائی: سیستم نظارتی کارآمدنباید تنها به دنبال  فرد خاصی بعنوان متخلف بگردد.
۶ـ واقع گرائی: سیستم نظارتی و بازرسی علاوه بر بیان نقاط ضعف ،  لازم است به نقاط مثبت و مزیت های جامعه مورد ارزیابی نیز توجه کرده و بدنبال مچ گیری نباشد
۷ـ کارائی وغایت نگری: باید مواردی که ارزش صرف هزینه و وقت را داشته باشد مورد ارزیابی قرارگیرند.
۸ـ کل نگری: یک سازمان مجموعه ای از اجزاء و بخش ها بوده و همه اجزاء و بخشهای آن باید مورد توجه واقع شود.
۹ـ مشتری گرایی: باید رضایت گیرندگان خدمت مد نظر باشد.
۱۰ـ فرهنگ مداری: یک سیستم نظارتی و بازرسی بهره ور باید فرهنگ و ارزشهای  حاکم برآن جامعه را مورد توجه قرار داده و بدین صورت با نظام خودکنترلی ومشارکت فعال اعضاء جامعه بازرسی شونده باعث کاهش هزینه‌ها شده،کارایی را افزایش داده و در نتیجه همه عناصر را در روند نظارت و بازرسی سهیم نموده تا فرهنگ انتقاد و نظارت پذیری در بین مدیران حاکم شده و هم خود را پاسخگو بدانند.
۱۱ـ عدالت جوئی: سیستم نظارتی کارآمد و اثربخش عدل را به عنوان یک هدف صحیح و ارزشمند برگزیده و عدالت را بطورکامل اجرا کرده و اطلاعات دقیق و درستی از نظارت شوندگان ،  وظایف و نگرش آنها در اختیار داشته وکاملا مبتنی بر عدالت قضاوت نماید .
۱۲ـ تقویت سیستم مدیریتی: برای رسیدن به نظام اداری کارآمد تقویت نظام مدیریتی که وظیفه آسیب زدایی دارد ضروری است در سیستم نظارتی بهره ور باید ضمن اعتماد به مدیران که به هیچ عنوان منافاتی با کنترل و نظارت ندارد به ویژگی های کارائی و اثربخشی آن در تقویت نظام نیز توجه شود.
در نهایت آیا ما از جمله کسانی هستیم که به کنترل و بازرسی از حوزه مسوولیت خویش توسط دیگران به عنوان یک حرکت سازنده و اصلاح گرمی نگریم یا آنرا دخالت درکارخود دانسته و ناظرین را به مثابه کسانی تلقی می کنیم که از دوردستی برآتش دارند و…؟
در جوامع پیشرو تفکر نظارت و بازرسی همیشه به عنوان یک فرهنگ والا و قابل قبول پذیرفته شده است و از آنجا که یک ارزش  فرهنگی بر ذهن و روح افراد حکومت می کند و با خواسته ها و علایق درونی آنها مطابقت دارد می تواند آنها را به رعایت قوانین و مقررات ملزم کند به طوری که ایشان نیز از رفتارخود احساس آسودگی خاطر و رضایت نموده آن را افتخاری برای فرد بدانند.

 

درباره ی sharafiyan

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *